In Zusammenhang mit den aktuellen „Lockerungs-Diskussionen“ häufen sich einerseits Anfragen von Eigentümern, die die Einberufung von Eigentümerversammlungen auch unter Einsatz von Online-Lösungen und mittels Vollmachten fordern, andererseits sprechen sich besorgte Eigentümer gegen die Einberufung von Eigentümerversammlungen aus.
Während der Corona-Pandemie ist die Durchführung von Eigentümerversammlungen in den meisten Bundesländern gegenwärtig noch untersagt. Auch bei den in einigen Bundesländern (z.B. Hessen und NRW) eingeführten Lockerungen ist die Durchführung von Eigentümerversammlungen faktisch kaum möglich, weil keine geeigneten Räumlichkeiten gefunden werden können. Viele Vermieter lassen solche Veranstaltungen noch nicht zu bzw. vorhandene Räumlichkeiten bieten nicht ausreichend Platz, um die Einhaltung der Schutzmaßnahmen sicherzustellen. Das „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der Covid-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht“, das bis 31.12.2021 gilt, ordnet in Art. 2 § 6 zur Überbrückung die Fortgeltung der Verwalterbestellungen und Wirtschaftspläne an.
Nachfolgend informieren wir über die Möglichkeiten, unter Berücksichtigung der durch die Corona-Pandemie gegebenen Beschränkungen Eigentümerversammlungen durchzuführen (I.) und geben Praxis-Tipps für die Durchführung von „Vertreterversammlungen“ (II.).
Ebenso geben wir einen Überblick über die Änderungen der Vorgaben zu Eigentümerversammlungen in einzelnen Bundesländern (III). Da sich diese ständig ändern, kann deren Aktualität und Vollständigkeit nicht gewährleistet werden.
I. Möglichkeiten der Beschlussfassung während der „Covid-19“-Beschränkungen
§ 23 WEG sieht vor, dass Beschlüsse der Wohnungseigentümer in einer Versammlung gefasst werden; das Gesetz geht grundsätzlich von einer Präsenzversammlung, also der persönlichen „physischen“ Teilnahme der Eigentümer an einer Versammlung, aus.
1. Die „Ein-Mann-Versammlung “ oder „Vertreterversammlung“
Der Verwalter kann zu einer Präsenzversammlung einladen, die auch in Form einer Ein-Mann-Versammlung(nur der Verwalter) oder nur mit ausgewählten Vertretern (Vertreterversammlung) grundsätzlich zulässig ist, da es zu einer gültigen Beschlussfassung keiner Zusammenkunft mehrerer Personen bedarf.
Es gibt kein gesetzlich geregeltes „Mindestquorum“ physisch anwesender Wohnungseigentümer; der Verwalter kann daher auch alleine bzw. mit nur wenigen Personen eine Wohnungseigentümerversammlung durchführen, wenn eine ausreichende Anzahl von Vollmachten vorliegt und die Beschlussfähigkeit der Wohnungseigentümerversammlung erreicht wird.
Die „Vertreterversammlung“ ist somit auch nach Aufhebung der Versammlungsverbote ein probates Mittel, durch das die Teilnehmerzahl reduziert werden kann. Als Versammlungsleiter muss der Verwalter geeignete Vorkehrungen zur Hygiene, zur Steuerung des Zutritts und zur Gewährleistung eines Mindestabstands von 1,5 Metern zwischen Personen (auch in Warteschlangen) sicherstellen, was sich in der Regel nur durch Reduzierung des Teilnehmerkreises gewährleisten lässt.
Das in der Praxis bedeutsame Problem liegt aber darin, dass die Wohnungseigentümerversammlung nur dann durchgeführt werden kann, wenn entweder sämtliche oder der weit überwiegende Teil der Wohnungseigentümer den Verwalter bzw. den oder die vorgeschlagenen Vertreter (z. B. Verwaltungsbeirat) mit der Ausübung des Stimmrechts bevollmächtigen.
Zur Erteilung einer Vollmacht ist jedoch kein Eigentümer verpflichtet. Zu den unentziehbaren Teilhaberechten zählt insbesondere das Recht auf Teilnahme an einer Wohnungseigentümerversammlung und das Stimmrecht. Eigentümer dürfen daher nicht „ausgeladen“ und zur Erteilung einer Vollmacht genötigt werden.
Die Eigentümer sollten daher um Übersendung einer (ggfs. weisungsgebundenen) Vollmacht „gebeten“ werden; der Verwaltungsbeirat könnte die vom Verwalter erbetene Vollmachtserteilung in persönlichen Gesprächen / Telefonaten mit einzelnen Eigentümern ergänzend erläutern und die Bereitschaft zur Abgabe unterstützen.
Wichtige Hinweise zur „Online-Versammlung“:
Eine „Online-Versammlung“ stellt keine Lösung dar, sie ist weder jetzt noch in der zur Zeit im Bundestag beratenen WEG-Novelle vorgesehen. Selbst das bereits zitierte „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der Covid-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht“ sieht insoweit keine Erleichterungen vor und gestattet Onlineversammlungen nur für Aktionärsversammlungen. Eine Online-Versammlung ist nur zulässig, wenn sie ausnahmsweise (also mit Zustimmung sämtlicher Eigentümer) vereinbart ist.
Aktuell ist auch die in der WEG-Novelle vorgesehene Online-Teilnahme einzelner Wohnungseigentümer an einer Präsenzversammlung noch nicht zulässig, hier könnte jedoch im Einzelfall teilnahmewilligen Wohnungseigentümern die Möglichkeit der virtuellen Teilnahme an der Versammlung angeboten werden. Bei dieser speziellen Vertreterlösung findet grundsätzlich – gesetzeskonform – eine Präsenzveranstaltung statt. Die nicht anwesenden Eigentümer werden durch den jeweils Bevollmächtigten (Miteigentümer / Verwaltungsbeirat, Verwalter) vertreten. Dieser Bevollmächtigte macht die Mitwirkungsrechte (Stimmrechte, Antragsrechte, Rederechte) nach Weisung des nur online mitwirkenden Eigentümers geltend.
Anfechtungssicherer ist die Gestaltung, im Vorfeld einer Versammlung, also vor ihrem offiziellen Beginn, im Rahmen einer inoffiziellen Zusammenkunft der Eigentümer die nicht vor Ort anwesenden Eigentümer online bzw. im Wege der Telefonkonferenz zuzuschalten, mit diesen über die Themen zu diskutieren und dann weisungsgebundene Vollmachten für die im Anschluss stattfindende Präsenzversammlung einzuholen.
2. Der schriftliche Beschluss
Der schriftliche Beschluss (§ 23 Abs. 3 WEG), sogenannter „Umlaufbeschluss“, kann nur in kleinen Gemeinschaften bei einfach gelagerten Beschlussgegenständen mit geringem Diskussionsbedarf eine Alternative sein. Er setzt voraus, dass alle Eigentümer dem Beschlussantrag zustimmen, eine mehrheitliche Beschlussfassung reicht nicht aus.
II. Praxis-Tipps für die Vorbereitung / Durchführung einer Vertreterversammlung
Bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung einer Vertreterversammlung sind folgende Hinweise zu beachten:
- Prüfung der jeweils aktuellen landesrechtlichen Vorschriften über die Zulässigkeit von Versammlungen und dabei ggfs. zu beachtende Vorgaben / Auflagen.
- Wahl des Versammlungsortes, des Versammlungsbeginns und der Versammlungsdauer unter Berücksichtigung der behördlichen Vorgaben (z. B. Lage, Größe, Abstandsregelungen im Versammlungsraum, hygienische Voraussetzungen, behördlich angeordnete maximale Versammlungsdauer, etc.).
- Intensive Vorbereitung der Versammlung, insbesondere die umfassende Information der Wohnungseigentümer mit Versendung der Einladung, insbesondere bei komplexen Themen.
- Da die Diskussion in der Versammlung weitestgehend entfällt, steigt das Anfechtungsrisiko, wenn ein Wohnungseigentümer im Beschlussanfechtungsverfahren vorträgt, dass er nicht umfassend und damit unzureichend über den Umfang der Maßnahme aufgeklärt worden sei und die dem Verwalter unter diesen Umständen erteilte Vollmacht somit die getroffene Entscheidung nicht abdecken könne.
- Die Tagesordnungspunkte und die Beschlussvorschläge sind ausführlich zu erläutern; Unterlagen, auf die Bezug genommen wird, sind der Einladung beizufügen, da der Eigentümer sein Einsichtsrecht weder im Büro des Verwalters noch während der Versammlung ausüben und eine Vorbereitung auf die Versammlung sowie die gewünschte Erteilung einer ggfs. weisungsgebundenen Vollmacht nicht ordnungsgemäß erfolgen kann.
- Ergänzung des Einladungsschreibens um den fettgedruckten Hinweis, dass im Hinblick auf die Corona bedingten landesrechtlichen Beschränkungen und das bestehende Infektionsrisiko dringend darum gebeten wird,
o vom persönlichen Erscheinen Abstand zu nehmen,
o von der als Anlage beigefügten Vollmacht Gebrauch zu machen und
o dem Verwalter bzw. dem Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, oder einer anderen zur Vertretung bereiten Person, ggfs. Weisungen zur Abstimmung zu erteilen.
- Ermittlung des Platzbedarfs durch eine (unverbindliche) Befragung der Eigentümer, die keine Vollmacht erteilt haben, um die Raumgestaltung entsprechend ausrichten zu können.
- Vor Versammlungsbeginn ist aufgrund der Anzahl der erschienenen Teilnehmer endgültig zu entscheiden, ob die Versammlung durchgeführt werden kann oder abgesagt werden muss.
- Keine Versammlung „um jeden Preis“: Notfalls kann (und muss) die Versammlung vom Verwalter abgesagt werden, wenn zu viele Eigentümer persönlich erscheinen, um an der Versammlung teilzunehmen. Eine anberaumte Wohnungseigentümerversammlung kann vom jeweilig Einladenden wieder abgesetzt werden (BGH, Urteil vom 10.06.2011 – V ZR 222/10 – ZMR 2011, 892).
- Während der Versammlung ist die Einhaltung der behördlichen Vorgaben / Auflagen vom Versammlungsleiter sicherzustellen.
- Das vorbereitete Versammlungsprotokoll sollte am Ende der Versammlung – unter Berücksichtigung eventueller Änderungen – vom Versammlungsleiter und den anwesenden Vertretern unterzeichnet werden, um die Erstellung und Versendung der Niederschrift zu beschleunigen.
Zusätzlicher Hinweis zur Erstellung des Versammlungsprotokolls bei einer „Ein-Mann-Versammlung“:
Hier entfällt die Empfangsbedürftigkeit der Willenserklärung im Rahmen des Abstimmungsvorgangs.
Die Stimmabgabe und die Bekanntgabe der Beschlüsse muss daher in jedem Fall in der Versammlung protokolliert oder auf andere Weise die Fixierung des Abstimmungsvorgangs und seines Ergebnisses sichergestellt werden (z. B. durch vorläufige Aufzeichnung auf einem Ton- oder Datenträger).
Nur so ist im Nachhinein eine zweifelsfreie Feststellung des Zustandekommens eines Beschlusses möglich. Die spätere Abfassung einer Niederschrift durch den Versammlungsleiter reicht nicht (OLG München, Beschluss vom 11.12.2007 – 34 Wx 14/07 – NZM 2008, 577).
III. Die landesrechtlichen Vorschriften
Aktuell gelten in den meisten Bundesländern weiterhin Versammlungsverbote, ggfs. sind zusätzlich auch kommunale Verordnungen zu beachten.
Konkrete Lockerungen, die für die Durchführung von Eigentümerversammlungen relevant sind, gibt es zur Zeit in folgenden Bundesländern:
- Bayern
- Seit 04.05.2020 dürfen unter bestimmten Voraussetzungen ortsfeste Versammlungen unter freiem Himmel stattfinden:
- Es dürfen maximal 50 Personen teilnehmen
- Alle Teilnehmer müssen Mund-Nasen-Bedeckung tragen
- Alle Teilnehmer müssen untereinander durchgängig einen Mindestabstand von eineinhalb Metern einhalten
- Dauer der Versammlung: höchstens 60 Minuten
- Generell gilt, dass jeder Körperkontakt mit Versammlungsteilnehmern und Dritten vermieden wird
2. Berlin
Ab dem 18.05.20202 sind Versammlungen in geschlossenen Räumen mit bis zu 50 Teilnehmenden zulässig, sofern die räumlichen Bedingungen es zulassen.
Ab dem 25.05.2020 dürfen an Versammlungen unter freiem Himmel bis zu 100 Personen teilnehmen.
3. Hessen
Seit dem 09.05.2020 sind Versammlungen bis zu 100 Personen unter Auflagen (neben der Einhaltung der Schutzvorschriften insbesondere Zurverfügungstellung einer Grundfläche pro Person von 5 qm bei Sitzplätzen und von 10 qm im Übrigen) gestattet.
4. Nordrhein-Westfalen
Die ab dem 11.05.2020 gültige Neufassung der Corona-Schutzverordnung lässt abweichend vom generellen Versammlungsverbot „Sitzungen von rechtlich vorgesehenen Gremien öffentlich-rechtlicher und privatrechtlicher Institutionen, Gesellschaften, Gemeinschaften, Parteien oder Vereine“ zu, wobei „geeignete Vorkehrungen zur Hygiene, zur Steuerung des Zutritts und zur Gewährleistung eines Mindestabstands von 1,5 Metern zwischen Personen (auch in Warteschlangen) sicherzustellen“ sind. Vom Wortlaut her ist diese Ausnahme vom Versammlungsverbot nicht eindeutig auf Wohnungseigentümerversammlungen anzuwenden. Nach Informationen von Haus&Grund Rheinland Westfalen soll diese Sonderregelung auch für Eigentümerversammlungen gelten.
Empfehlung:
Über die Einberufung und Durchführung von Eigentümerversammlungen ist auch nach Lockerung der Beschränkungen pro Einzelfall zu entscheiden, abhängig von der Dringlichkeit anstehender Entscheidungen, der zu erwartenden Anzahl der Teilnehmer und der räumlichen Gegebenheiten. Die Einhaltung der Schutzvorschriften muss auch im Interesse der Gesundheit der Teilnehmer und Mitarbeiter gewährleistet sein.
Bleiben Sie gesund!
Ihr Verwa-Team